#ERPT03A - ERP vs SIA

Selamaaaaat malaaaaam Mbak Sist dan Mas Bro dimanapun beradaaa :D, kembali lagi lhoh dengan sayaaa, hehehehe.

Pada kesempatan kali ini, saya akan membahas tentang apa sih perbedaan antara SIA (Sistem Informasi Akuntansi) vs ERP (Enterprise Resource Planning)?

Yuks kita simak bareng - bareng ^_^ :

Sebelum kita mengerucut pada kesimpulan Perbedaan SIA vs ERP, ada baiknya kita mengenail dulu apa sih SIA itu, apa sih ERP itu yaa gaes :).

SIA (Sistem Informasi Akuntansi) adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasi, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi - informasi dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.

Karakteristik SIA :

1. SIA melaksanakan tugas yang diperlukan

2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar

3. Menangani data rinci

4. Berfokus historis

5. Menyediakan informasi pemecahan minimal

Nah, kalau kita sudah tau apa itu SIA, yuk mari mengenal aplikasi - aplikasi SIA ya :).

Zahir Accounting

Zahir Accounting adalah sebuah program akuntansi berbahasa Indonesia, yang mudah digunakan, berkualitas dan berdaya guna tinggi, dirancang tepat dengan kebutuhan usaha kecil dan menengah di Indonesia.

Zahir Accounting merupakan software terbaik penuh inovasi. Dirancang untuk pengguna yang tidak mengerti akuntansi,karena dalam proses penginputannya sangat mudah digunakan dan desain tampilan (interface) program yang menarik,hanya dengan sekali menginput transaksi semudah kita menginput kwitansi atau nota pejualan, seluruh laporan dan grafik akan terbentuk secara otomatis.

Kelebihan :

1. Mudah digunakan oleh non akuntan karena sudah disediakan formulir khusus untuk menginput semua transaksi umum dalam perusahaan seperti transaksi keluar atau masuk kas, pembelian, penjualan, piutang dan sebagainya.
2. Desain user interface (tampilan)  menarik dan mudah dipahami karena struktur menu dan icon berupa gambar yang sederhana dan digunakan dalam kehidupan sehari-hari.
3. Faktur dan laporan dapat didesain sesuai dengan keinginan dan kebutuhan perusahaan serta disertakan berbagai variabel data dan fungsi matematika yang dapat digunakan langsung.
4. Laporan dapat dikirim via email dan diexport ke berbagai format. Mengirim laporan menggunakan email sangan mudah, cukup membuka laporan yang diinginkan kemudian klik tombol Send Email. Zahir Accounting juga dapat mengexport data dengan tampilan yang sama persis dengan tampilan pada Zahir Accounting.
5. Menggunakan database client server sehingga menjadi lebih handal untuk menangani data besar, volume transaksi yang sangat tinggi dan tingkat keamanan data sangat tinggi.
6. Fasilitas dan kapasitas dapat dipilih sesuai kebutuhan sehingga kita cukup membeli paket yang paling murah kemudian memesan fasilitas tambahan sesuai dengan kebutuhan.
7. Berbagai grafik dan analisa bisnis interaktif yang tersedia dalam satu layar dan setiap grafik dapat diklik untuk dianalisis.
8. Laporan dapat diklik untuk melihat detail transaksi (audit atau drill down) pada neraca atau laporan laba-rugi akan menampilkan buku besar per rekening. Jika mengklik nomor transaksi maka transaksi asli akan terbuka kembali. Jika mengklik kanan  mouse pada laporan keuangan akan menampilkan jurnal double entry. 
9. Seluruh transaksi dapat diedit dan dihapus.
10. Memudahkan dalam pengambil keputusan bisnis karena dilengkapi berbagai analisa laporan keuangan perusahaan seperti analisis rasio, break even point analysis, berbagai grafik serta laporan interaktif yang menarik dan terintegrasi.
11. Memiliki berbagai opsi fasilitas advace seperti:

• Multi currency, multi price, multi discount.
• Serial number.
• Lot number dan expire date.
• Giro mundur.
• Sinkronisasi data antar cabang melalui internet dial-up. Hal ini belum dimiliki oleh keempat software di atas. Hal ini mempermudah dalam hal pengendalian perusahaan karena bersifat real time.
• Predictive input (menginput transaksi berulang kali secara otomatis). 

Kekurangan :

• Zahir Accounting tidak dapat secara otomatis menghitung biaya perjam, perburuh dan biaya lain dalam akuntansi biaya.
• Pada Zahir edisi Flexy Money tidak tersedia fasilitas harga tetap, proyek dan departemen.
• Zahir Accounting edisi pendidikan belum mendukung pengeditan (unposting) transaksi penjualan dan pembelian.
• Tidak memberikan rekomendasi tentang kebutuhan perangkat yang dibutuhkan serta kompatibel dengan Zahir Pos.
• Zahir Pos kurang cepat dan responsif khususnya pada saat menginput transaksi, membuka faktur, menginput produk dan mencetak faktur.  

 

Setiap software akuntansi tentu memiliki kelebihan dan kekurangan. Software akuntansi yang paling baik adalah software yang memiliki fitur yang lengkap dan mencakup segala prsoses-proses akuntansi selain itu juga memiliki kemudahan dalam hal pengoperasiam sehingga dapat disesuaikan oleh user atau pengguna .

Dari ulasan kelima software akuntansi di atas, kita dapat menarik kesimpulan bahwa software terbaik adalah Zahir Accounting karena menggunakan bahasa Indonesia, mudah digunakan dan  juga dilengkapi dengan grafik yang dapat mempermudah analisis data yang dapat digunakan untuk melakukan pegambilan keputusan pada perusahaan.

DEA (Dec Easy Accounting)

DacEasy Accounting adalah adalah satu software komputer untuk akuntansi yang di produksi oleh Sage Software, Inc. Dac Easy accounting merupakan serangkaian modul yang terintegrasi guna mengolah data akuntansi sehingga menghasilkan laporan keuangan. Dengan DacEasy Accounting pengolahan data akuntansi yang manual relatif tidak diperlukan lagi, karena dapat ditangani dengan cepat dan tepat oleh DacEasy Accounting. DacEasy Accounting & Payroll 95 memiliki berbagai keunggulan baik dari segi fungsi, menu dan modul jika dibandingkan versi- versi sebelumnya.

Kelebihan:

1.      Membutuhkan spesifikasi komputer yang sangat minim, bahkan bisa berjalan dalam komputer pentium I.

2.      Respon yang cepat

3.      Real time, maksudnya, ketika PLN mati, data yang sudah diinput akan tersimpan dalam database.

Kekurangan:

1.      DEA sangat bagus untuk estimasi efisiensi relatif UKE (Unit Kegiatan Ekonomi) tetapi sangat lambat untuk mengukur efisiensi absolut dengan kata lain bisamembandingkan sesama UKE tetapi bukan membandingkan maksimisasi secara teori.

2.      Uji hipotesis secara statistik atas hasil DEA sulit dilakukan.

3.      Menggunakan perumusan linier programming terpisah untuk tiap UKE (perhitungan secara manual sulit dilakukan apalagi untuk masalah berskala besar).

4.      Bobot dan input yang dihasilkan oleh DEA tidak dapat ditafsirkan dalam nilai ekonomi.

5.      Tampilan menu kurang menarik, dibandingkan software akuntansi lainnya, hanya terkesan simple dan sederhana.

MYOB Accounting

MYOB Accounting merupakan software akuntansi buatan Australia. Software ini banyak sekali digunakan di Indonesia, bahkan telah menjadi materi wajib bagi siswa SMK atau mahasiswa perguruan tinggi Akuntansi, lembaga kursus khususnya untuk materi komputer Akuntansi.

Software ini akan terasa powerful ketika diintegrasikan dengan software MYOB lain seperti MYOB Fixed Asset, MYOB Point Of Sale. Tampilan yang familiar, mudah digunakan, dan gampang dipelajari sehingga digunakan oleh orang banyak. Perbaikan dan penambahan fitur baru telah membawa MYOB pada versi 17. MYOB juga telah terbit untuk edisi Eropa dan Edisi Amerika (MYOB Premier Accounting Plus), MYOB Edisi Asia dan versi Original yang MYOB Accounting  Plus Versi 13 diIndonesia

Kelebihan:

• Mudah dipahami karena disertai gambar dan ikon yang menunjukkan siklus akuntansi.
• Didukung multi user dengan hak dan fungsi yang berbeda untuk setiap user.
• Tersedia fasilitas edit formulir (faktur, bukti kas) sehingga bisa disesuaikan dengan  keinginan perusahaan.
• Terintegrasi dengan Microsoft Office sehingga mudah digunakan dalam editing dan modifikasi data atau  laporan.
• Fitur dan fungsi sangat lengkap, seperti reminder utang-piutang, surat tagihan, payroll bahkan mendukung fungsi Email sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
• Cocok untuk segala jenis usaha baik skala kecil, multi departemen dan multi proyek.
• Mudah dalam perawatan database dan backup data.
• Petunjuk penggunaan banyak beredar di Indonesia hal ini karena software MYOB ini populer di Indonesia dan digunakan di banyak perusahaan dan juga diajarkan di Universitas dan juga SMK-SMK.

Kekurangan:

• Dalam versi 13, digit angka yang tampil dalam MYOB hanya 11 digit (99 miliar), lebih dari 11 digit laporan harus di ekspor ke Excel agar semua angka bisa dilihat. Hal ini tentu mengurangi tingkat efisiensi kinerja perusahaan tersebut.
• Meski telah Multi user, tetapi tidak bisa digunakan secara bersamaan.
• Format neraca masih menggunakan standar Australia. Neraca yang ditampilkan adalah Aset – Kewajiban = Net Asset (Modal) 
• Belum mendukung multi currency (mata uang).
• Belum mendukung multi gudang. Hal ini cukup mengganggu bila perusahaan yang menggunakan software ini memiliki lebih dari satu gudang.

Modul Sistem ERP

Sampai saat ini masih terdapat perusahaan yang belum mengintegrasikan sistem informasi dalam pengelolaan organisasinya. Selama ini dalam prosesnya perusahaan-perusahaan tersebut hanya didukung oleh aktivitas individual pada lokasi kerja masing-masing  (Warta Ekonomi, 2002). Realitas ini dapat menyebabkan mudah terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi data antara lokasi kerja satu dengan lokasi kerja lainnya. Tiap individu akan menyampaikan data  pada lokasi kerjanya sendiri-sendiri, yang bisa jadi terdapat perbedaan mendasar dalam penyampaian data, sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk koordinasi dalam penyediaan data dibandingkan dengan perusahaan yang telah mengintegrasikan fungsi-fungsinya. (Shebab et al., 2004).

Salah satu teknologi yang berperan mengintegrasikan tiap fungsi dalam perusahaan adalah teknologi  Enterprise Resources Planning (ERP). Teknologi ERP dapat mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi,  fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya manusia, dan fungsi lainnya (Baheshti, 2006). ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dan dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan (Sabana, 2002) sehingga menghasilkan efisiensi yang tinggi bagi perusahaan. Menurut Leon (2005) sebagaimana juga diungkapkan oleh Genoulaz & Millet, (2006) integrasi data pada teknologi ERP dilakukan dengan single data entry yakni sebuah departemen  yang berfungsi memasukkan data, maka data ini dapat digunakan oleh fungsi-fungsi lainnya pada perusahaan.

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi (Spathis and Constantinides, 2003). Penggunaan teknologi ERP dilengkapi dengan  hardware dan  software untuk menunjang konektivitas dan aliran informasi. Teknologi ini berfungsi untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area business processes  sehingga menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang  on time, laporan produksi dan inventori (Gupta, 2000).

Manfaat ERP

Dengan menerapkan sistem informasi ERP, manfaat yang dapat dirasakan yaitu :

1.  Dengan sistem yang terintegrasi maka proses pengambilan keputusan akan lebih efektif dan efisien.

2.  Dengan menerapkan ERP ada kemungkinan melakukan integrasi secara global. Sehingga perbedaan  –  perbedaan yang terjadi dalam bisnis internasional dapat diintegrasikan.

3.  ERP menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data pada banyak sistem komputer yang terpisah.

4.  ERP memberikan lingkup kerja manajemen tidak hanya memonitor saja tetapi melakukan manajemen operasional juga.

5.  Supply chain management dapat terbantu sehingga pelaksanaannya dapat berjalan dengan lancar.

Fungsi Dasar ERP

1. Mendefinisikan Produk:

ada 2 pendekatan definisi yang digunakan, yaitu: pertama, standard product, yakni produk mengalami permintaan berulang dan ada inventori; kedua, custom product, yakni produk dibuat berdasarkan pesanan dan pembelian material disesuaikan dengan jumlah order.

2. Strategi produksi untuk mengantisipasi kebutuhan sesuai permintaan.

Ada dua kategori yang disarankan yakni make to stock dan make to order. Make to stock hanya dipakai untuk  standard product sedangkan make to order digunakan pada kedua definisi produk yakni  standard product dan  custom product. Perbedaan pada strategi produksi make to order adalah adanya tenggang waktu yang lebih lama antara pengiriman produk dan  proses produksi

3. Menentukan Tipe hubungan antara sales order dan supply order.

Apabila menggunakan strategi produksi make to order untuk memenuhi permintaan pelanggan, maka didapatkan suatu tipe hubungan langsung antara sales order dengan kebutuhan material. Yakni, ketika order bertambah, maka material yang dibutuhkan juga akan bertambah. Penentuan tipe hubungan, berfungsi untuk menentukan kapan material dibutuhkan, berapa jumlah material yang dibutuhkan, apakah masih ada stok material dan masih perlu dilakukan order kebutuhan material.

4. Pendekatan terhadap proses produksi praktis.

Pendekatan proses produksi secara praktis bertujuan untuk mengurangi tenggang waktu dalam melaksanakan proses produksi. Pengurangan ini dapat dilakukan dengan menyederhanakan alur proses material dan rute pengerjaan produk di lantai produksi.

5. Pendekatan sistem penjadwalan yang baik.

Kemampuan untuk menentukan penjadwalan secara baik di industri manufaktur sangat dipengaruhi oleh kedinamisan dari jadwal yang ditentukan. Kedinamisan ini dipengaruhi oleh jumlah order, ukuran order, kapasitas produksi, keterbatasan sumber daya perusahaan dan aturan-aturan lainnya.

Agar penerapan ERP berbuah maksimal

Sistem ERP sebagai hasil buatan manusia tidak selamanya bermanfaat bagi setiap penggunaanya. Dalam penerapannya, sekitar 10% sampai dengan 40 % dari penggunaan ERP ini mengalami kegagalan. Untuk mengatasinya ada beberapa hal penting yang harus dilakukan supaya penerapan ERP berhasil. Diantaranya:

1.  Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis perusahaan

2.  Komitmen dari seluruh jajaran manajemen

3.  Manajemen implementasi proyek yang baik

4.  Mampu mengatasi isu-isu teknik

5.  Tim implementasi yang baik

6.  Rekayasa ulang proses bisnis

7.  Komitmen organisasi untuk berubah

8.  Pendidikan dan pelatihan yang intensif

9.  Data yang akurat

10. Sosialisasi dan komunikasi yang intensif

11. Pengukuran kinerja yang jelas fokusnya

Kelebihan dan kekurangan ERP

ERP sebagai sebuah sistem tentunya memiliki kelebihan dan kelemahan. Penjelasanny sebagai berikut :

Kelebihan ERP

• Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat.
• Rancangan Perekayasaan
• Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment
• Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks.

Kekurangan ERP

• Sistem ERP sangat mahal
• ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi
• Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan

Nah, sudah pada faham kan apa perbedaan SIA dan ERP :D. Sekian duluu yaa gaes gaes, sampai jumpa di postingan selanjutnyaaa :D.

Best Regard,

Okky Putra Arganata